Datenschutzordnung für Mitglieder

Die INTERESSENGEMEINSCHAFT ZUR ERHALTUNG DER USINGER LANDSCHAFT E.V. (der Verein) verarbeitet personenbezogene Daten z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation von Veranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit usw. Um die Vorgaben der Datenschutzerklärung gemäß der EU Datenschutz – Grundverordnung („DS-GVO“) vom 25.5.2018 und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern und Teilnehmern („Teilnehmer“) in Veranstaltungen, wie z.B. Informationsveranstaltungen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. In all diesen Fällen ist die DS-GVO, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein zur Verfolgung des Vereinszieles und für die Mitgliederbetreuung und -verwaltung insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein. Daten der Mitglieder des Vorstands, mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, werden auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.
Von jedem neuen Mitglied ist beim Eintritt in den Verein eine Datenschutzerklärung gemäß der DS-GVO einzuholen in der das Mitglied ist auf die Zwecke der Verarbeitung seiner Daten hinzuweisen ist.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten können personenbezogene Daten in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben werden. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, darf ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen erfolgen. Dasselbe gilt für eine Weitergabe von Daten an Dritte.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand. Funktional ist die Aufgabe dem Ersten Vorsitzenden zugewiesen.
Der Vorstand stellt sicher, dass gemäß Artikel 30 der DS-GVO Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten geführt und die Informations- und Mitteilungspflichten nach Art. 13 – 15 und 19 der DS-GVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen

  1. Alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern oder Teilnehmern werden generell nur dem Ersten und Zweiten Vorsitzenden, dem Schriftführer, sowie dem Kassenwart zur Verfügung gestellt und nur soweit es zur Erfüllung der Pflichten aus der jeweiligen Aufgabenstellung erforderlich ist. Grundsätzlich gilt, dass jedes Vorstandsmitglied zu den Daten Zugriff hat, die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich sind:
    1. Der Vorsitzende vertritt die Interessen des Vereins nach außen, einschließlich zu den Behörden und Gerichten. Er hat daher Zugriff auf sämtliche Daten.
    2. Der stellvertretende Vorsitzende hat Zugriff auf alle Daten, die mit der Mitgliederverwaltung und der Öffentlichkeitsarbeit in Zusammenhang stehen. Er vertritt den Vorsitzenden und hat in dem Fall dieselben Befugnisse wie dieser.
    3. Der Schatzmeister/die Schatzmeisterin ist für alle Aufgaben, die in Zusammenhang mit der Verwaltung der Finanzen (einschließlich steuerlicher Angelegenheiten) in Zusammenhang stehen, verantwortlich und hat Zugriff auf alle Daten, die zur Erfüllung dieser Aufgaben erforderlich sind.
    4. Der Schriftführer/die Schriftführerin erstellt die Protokolle der Vorstandssitzungen und schreibt die Einladungen zu Mitgliederversammlungen und hat Zugriff auf die dafür erforderlichen Daten.
    5. Die anderen Vorstandsmitglieder erhalten Daten nur bei Vorliegen eines berechtigten Interesses im Sinne der Vereinsarbeit und nur mit Zustimmung der anderen Mitglieder des Vorstandes.
  3. Beim Ausscheiden oder dem Wechsel von Vorstandsmitgliedern sind sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß zu löschen oder an den Nachfolger oder ein anderes Vorstandsmitglied zu übergeben. Es dürfen keine Unterlagen oder Kopien davon bei dem ausgeschiedenen Vorstandsmitglied verbleiben.
  4. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  5. Die Weitergabe von Daten an Stellen außerhalb des Vereins ist nur zulässig wenn dies im Interesse der Öffentlichkeit geboten ist (z.B. bei behördlichen Auskunftsersuchen).
  6. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das empfangende Mitglied, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
  7. Für die Behandlung von Daten der Mitglieder des Vereins im Internet gilt folgendes: Eine Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet darf nur erfolgen, wenn der Betroffene sich damit ausdrücklich einverstanden erklärt. Im Übrigen verweisen wir auf die Datenschutzerklärung auf unserer Webseite unter: https://izedul.de/datenschutzerklaerung.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der ausschließlich im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen ist.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch ihn vorgenommen werden.
  2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.§ 8 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit. Siehe auch die Datenschutzerklärung auf der Webseite unter izedul.de/datenschutzerklaerung.

§ 8 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitglieder im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

§ 9 Löschung von Daten

Personenbezogene Daten sind gemäß Art 17 Abs. 1 der DS-GVO unverzüglich zu löschen sofern sie für die Zwecke, zu denen sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind, die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt, die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn die Löschung zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen erforderlich ist.

§ 10 Ausscheiden oder Wechsel von Mitgliedern des Vorstandes

Beim Ausscheiden/Wechsel von Mitgliedern des Vorstandes ist sicherzustellen, dass sämtliche Daten der betreffenden Personen entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an ein anderes Mitglied des Vorstandes übergeben werden und keine Kopien und Dateien mit Mitgliederdaten beim bisherigen Mitglied verbleiben.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

Usingen, den 18.08.2018

IZEDUL (vertreten durch seinen Ersten Vorsitzenden)